Podstawowe założenia systemu B2B

W przypadku systemów B2B sprzedaż bardzo często opiera się na relacjach handlowych pomiędzy przedsiębiorstwami. Systemy B2B zazwyczaj obsługują od kilkudziesięciu do kilkuset klientów, wykonujących cykliczne zamówienia. Jest to istotna różnica w porównaniu do systemów B2C, które obsługują tysiące klientów o stosunkowo niskiej wartości pojedynczej transakcji. Specyfika sprzedaży B2B wymaga istotnej zmiany podejścia przy wdrażaniu platformy sprzedażowej w przedsiębiorstwie.

Główne założenia systemu B2B

Dobrze przygotowany system B2B powinien wspomagać kluczowe procesy funkcjonowania przedsiębiorstwa do których można zaliczyć:

Proces ofertowania zamówień

Ofertowanie zamówień jest istotną różnicą w stosunku do tradycyjnych sklepów internetowych obsługujących transakcje B2C. Wysoka wartość pojedynczej transakcji sprawia, iż zanim dojdzie do rzeczywistej sprzedaży konieczne jest ofertowanie zamówienia. Klient nie składa zatem fizycznie zamówienia, a jest ono ofertowane, tzn. klient dodaje produkty do koszyka, jednak zamiast złożyć zamówienie ma możliwość złożenia zapytania. Po jego otrzymaniu administrator serwisu proponuję ostateczną cenę zamówienia, która jest ustalana na bazie dotychczasowych relacji, historii zakupowej oraz bieżących możliwości. Po ustaleniu ceny zamówienia, jest ono przesyłane do klienta na email. W momencie zaakceptowania zamówienia przez klienta administrator otrzymuje informacje o tym w systemie B2B.

Proces składania zamówień

Równolegle do procesu ofertowania w systemie B2B powinien funkcjonować równorzędny standardowy proces zamówień, działający w oparciu o uwzględnienie takich zmiennych jak rabaty na grupy oraz na klientów, a także rabaty w zależności od ilości zamówionych produktów. Dobrze przygotowany system powinien również zabezpieczać transakcje w taki sposób, aby nie dochodziło do sprzedaży produktów poniżej ceny zakupu.

Proces rozliczeń oraz fakturowania

System B2B powinien uwzględniać proces rozliczeń oraz fakturowania, w tym celu powinien  oferować ustandaryzowane API do wymiany informacji o zamówieniach między systemami np. w formie API REST. Przy wymianie informacji o zamówieniach system powinien odpowiednio rozdzielać rabaty przypadające na zamówienie na poszczególne ceny produktów, zgodnie z praktyką przyjętą w danym przedsiębiorstwie. W zależności czy klientem jest klient indywidualny czy firma system powinien uwzględniać różnice w sposobie naliczania podatku VAT, tak aby nie doszło do zablokowania drukarki fiskalnej poprzez różnice wynikające ze sposobu naliczania podatków. W przypadku zewnętrznych dostawców system powinien mieć również możliwość przesyłania kopii zamówień również do systemów podmiotów zewnętrznych, tak aby proces zamówień podlegał pełnej automatyzacji.

Proces zarządzania logistyką (magazynowania)

System B2B powinien dawać możliwość personalizacji procesu obsługi zamówień w tym statusowania, poprzez możliwość przypisania indywidualnych statusów zamówień adekwatnych do procesów funkcjonujących w danym przedsiębiorstwie. Bardzo często system taki musi również wspierać obsługę wielu magazynów – minimum magazynu głównego oraz magazynu ecommerce, a bardzo często poszczególnych magazynów placówek stacjonarnych. Możliwość wyboru magazynu z którego składane jest zamówienie to bardzo często jedno z kluczowych wymagań stawianych przed systemami B2B.

Proces zarządzania relacjami z partnerami biznesowymi

Możliwość segmentacji klientów w zależności od wolumenu i częstotliwości zamówień to kwestia kluczowa w sprawnie działającym systemie B2B. System powinien pozwalać na sprawne stworzenie raportów sprzedażowych wskazujących najlepiej rokujących klientów

Proces obiegu dokumentów w formie elektronicznej

System B2B powinien umożliwiać wymianę dokumentów w formie elektronicznej, z możliwością pobrania dla klienta. System powinien mieć zatem możliwość zaciągnięcia dokumentów z systemu ERP czy to w formie plików binarnych czy też w formie linku udostępniając pliki bezpośrednio z serwerów przedsiębiorstwa.

Różnice między systemem B2B i B2C

Poza koniecznością obsługi specyficznych dla handlu B2B procesów wymienionych powyżej system powinien również umożliwiać realizację szeregu dodatkowych procesów. Jednym z ważniejszych jest możliwość obsługi zgłoszeń dla nowych partnerów, poza podstawowymi danymi jak w przypadku sprzedaży B2C system powinien również dawać możliwość załączania dokumentów umożliwiających weryfikację potencjalnego partnera. Dopiero po potwierdzeniu danych przez administratora serwisu konto powinno zostać aktywowane w systemie.

Systemy B2B bardzo często wymagają funkcjonalności polegającej na ograniczeniu prezentacji oferty dla pojedynczego partnera, różni partnerzy mają dostępy tylko do wytyczonej części oferty przedsiębiorstwa.

Możliwość masowych zamówień poprzez wpisanie kodu SKU, wczytanie pliku CSV zawierającego SKU produktowe lub też tworzenia list ulubionych produktów z szybkim procesem zamawiania w ramach potrzeby.

Dobry system B2B powinien również obejmować swym zasięgiem system e-procurement pozwalający na sprawne zarządzanie całością zakupów partnerów, od przypisania dedykowanych ról, budżetów czy też miejsc powstawania kosztów przedsiębiorstwa.