Intranet – czym jest i co powinien zawierać?

Jak sprawić, żeby wszyscy pracownicy firmy mieli dostęp do najważniejszych informacji i plików? Gdzie zamieszczać dokumenty, z którymi każdy będzie mógł zapoznać się w dowolnym momencie, jednak nie wyniesie ich poza środowisko pracy? Rozwiązaniem tego typu kwestii, zapewniającym dodatkowo bezpieczeństwo jest Intranet. Zobacz, na czym polega i dlaczego organizacje chętnie korzystają z takiego rozwiązania.

Co to jest Intranet?

Intranet, precyzyjnie mówiąc, to system dostosowany do specyficznych wymagań organizacji, w której został wdrożony. Jest wewnętrzną siecią komputerową określonej firmy lub instytucji. Oferuje połączenie sieci z innymi systemami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. Z jego zasobów korzystają jedynie pracownicy.

Inną odmianą Intranetu jest z kolei Extranet, również chętnie wykorzystywany przez firmy. To system, który umożliwia połączenie kilku Intranetów dzięki protokołom sieciowym. Wdraża się go po to, aby usprawnić komunikację z zewnętrznymi partnerami firmy. Do sieci Extranetu dostęp mają najczęściej wybrani pracownicy, posiadający odpowiednie dostępy.

O czym należy pamiętać, chcąc wdrożyć Intranet w swojej firmie? Przede wszystkim cieć musi spełniać nasze oczekiwania i być w pełni dostosowana pod nasze potrzeby. Możesz wybierać z szerokiego wachlarza rozwiązań i różnych modułów, a także tworzyć własne na miarę swoich oczekiwań. Dzięki temu stworzysz platformę, która w sprawny sposób będzie łączyć wszystkie systemy, z których korzystasz wraz ze swoimi pracownikami.

Jakie są zalety posiadania Intranetu?

Najważniejszą korzyścią płynącą z wdrożenia tego typu systemu, jest fakt wspomniany powyżej – dostosowanie usługi do swojego biznesu. Wiadomo przecież, że najlepsze rozwiązania, to te stworzone pod nasz sposób pracy. Jednak to globalne ujęcie pozytywów, na które składa się o wiele więcej pojedynczych korzyści. Wśród niewątpliwych zalet Intranetu znajdziesz więc:

• Zwiększenie efektywności komunikacji przedsiębiorstwa – zarówno poziomej (pomiędzy pracownikami tego samego szczebla), jak i pionowej (pomiędzy kierownictwem i podwładnymi).
• Podniesienie skuteczności zarządzania projektami – przez dostęp do tych samych, aktualizowanych informacji, osoby zaangażowane w projekt, mogą korzystać z podpowiedzi i z bieżących danych, które są im na danym etapie potrzebne.
• Stworzenie zbioru najważniejszych dokumentów – to plus dla każdego, kto nie ma czasu na przeszukiwanie tony maili z dokumentacją i segregowania ich do poszczególnych folderów. Dzięki lokalnej sieci od razu w jednym miejscu można zgromadzić najważniejsze przekazy związane z firmą.
• Brak potrzeby tłumaczenia każdemu pracownikowi z osobna ważnych kwestii związanych z firmą – dzięki dostępowi do dokumentów, mogą zapoznać się z filozofią firmy, czy z obowiązującymi zasadami we własnym zakresie.
• Możliwość sprawnego przeprowadzania badań pracowników – ankiet satysfakcji, głosowań dotyczących poszczególnych aspektów pracy itd.
• Ułatwienie wymiany wiedzy i doświadczeń pomiędzy pracownikami, a także szkolenia tych, którzy dopiero rozpoczynają pracę.
• Ogólne usprawnienie wszystkich działań administracyjnych związanych z prowadzeniem firmy.
• Możliwość precyzyjnego obliczania kosztów, kontroli finansów i zwiększania ich efektywności.

Poza oczywistymi pozytywami, bezpośrednio wpływającymi na sprawność procesu pracy, Intranet ma jeszcze jedną istotną zaletę. Przyczynia się do zwiększenia skuteczności działań całego przedsiębiorstwa, a także do podniesienia zadowolenia pracowników, którzy dostają wsparcie i dostęp do najbardziej potrzebnych im informacji. Na bieżąco wiedzą więc o zmianach zachodzących w firmie i szybko mogą się z nimi zapoznać. Z kolei z perspektywy pracodawcy pozwala to znacząco zaoszczędzić czas i pieniądze, a także zwiększyć efektywność pracy całej firmy.

Jakie narzędzia oferuje Intranet?

Niezależnie od tego, czy swoją sieć Intranetu skroisz dokładnie na miarę swoich potrzeb, czy wybierzesz najbardziej uniwersalne rozwiązanie, z pewnością zostaną w niej uwzględnione pewne typowe funkcje. Wśród nich znajdziesz więc:

• Narzędzia informacyjne – moduły zawierające aktualne informacje związane z tym, co dzieje się w firmie, np. gazetki zakładowe, informator pracowniczy itp. W zależności od wyboru rodzaju Intranetu przyjmują one odmienny wygląd.
• Narzędzia biznesowe – wszystkie te rzeczy, które są niezbędne do prowadzenia działań biznesowych, np. związanych z dokształcaniem pracowników, czyli narzędzia do e-learningu, moduł bazy wiedzy, czy blogi prowadzone przez innych pracowników.
• Narzędzia integrujące – elementy pozwalające na integrację pracowników, w tym przede wszystkim poczta e-mail, fora internetowe, chaty, ankiety lub inne wewnętrzne miejsca, w których mogą podzielić się swoimi spostrzeżeniami na dany temat.
• Narzędzia organizacyjne – aspekty istotne z perspektywy prowadzenia firmy, m.in. spis firmowych procedur, badania opinii pracowników, zarządzanie delegacjami, moduł obejmujący fakturowanie, kalendarz firmowych wydarzeń, miejsce do polecania pracowników, wnioski urlopowe oraz kontakty do poszczególnych pracowników działów.

Jeśli natomiast zdecydujesz się na stworzenie dedykowanych dla swojej firmy modułów, wiele firm oferujących usługi Intranetu zaproponuje Ci swój autorski framework, który pozwoli na wdrożenie dowolnego modułu rozszerzającego możliwości danej platformy. Dzięki temu programiści dopasują ją do Twoich preferencji i nadadzą jej kompatybilność z używanymi już systemami.

Czy mając Intranet, warto założyć Extranet?

Jak wiesz Extranet to szeroki system scalający systemy Twoich partnerów biznesowych. Zanim jednak wysnujemy ostateczny wniosek na temat wartości inwestycji w takie rozwiązanie, przyjrzyjmy się głównym funkcjom, jakie spełnia Extranet.

Przede wszystkim, w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa, można wybrać dwa rodzaje Extranetu – system transakcyjny lub system informacyjny. Pierwszy z nich – Extranet transakcyjny – opiera się na założeniu, że partnerzy zewnętrzni, dzięki połączeniu systemów, mają możliwość nawiązywania transakcji. Mogą więc zamawiać produkty i dokonywać płatności pomiędzy przedsiębiorstwami, z którymi współpracują przez Extranet.

W modelu Extranetu informacyjnego nie dokonuje się wymiany dóbr i usług. W tym przypadku głównym założeniem jest możliwość dostępu do określonych informacji pomiędzy zewnętrznymi partnerami.

To, który system jest dla Ciebie bardziej odpowiedni, zależy w dużej mierze od charakteru Twojego biznesu. Podobnie w przypadku odpowiedzi na pytanie, czy warto inwestować w Extranet. Jeśli prowadzisz duże przedsiębiorstwo i nawiązujesz rozległe kontakty biznesowe z wieloma partnerami, tego typu rozwiązanie z pewnością jest dla Ciebie! W zdecydowany sposób ułatwi i uporządkuje Twoją pracę.

Jakie rozwiązania oferuje Extranet do kontaktu z partnerami zewnętrznymi?

Extranet przede wszystkim usprawnia zewnętrzną komunikację firmy. W jaki sposób do tego dochodzi? Przede wszystkim :

• Pozwala nawiązywać otwarte relacje i budować zaufanie oraz lojalność.
• Wspiera aktywność biznesową przedsiębiorstwa – usprawnia ją.
• Ułatwia zewnętrznym partnerom wykonywanie swoich zadań związanych ze współdziałaniem firm.
• Zmniejsza ilość wydatków ponoszonych na obsługę handlową.
• Wspiera działy sprzedaży oraz marketingu, odpowiedzialnego za promocję firmy.

Dzięki wszystkim tym funkcjom Extranet przyczynia się do wzrostu dochodów przedsiębiorstwa, a także do tworzenia pozytywnego wizerunku firmy w oczach jej partnerów.

Z jakich narzędzi możesz korzystać w ramach Extranetu?

Dostępne narzędzia można podzielić na kilka grup, w których poszczególne funkcjonalności odpowiadają za inne aspekty związane z działaniem firmy. Wśród nich znajdziesz więc:

• Moduły wizerunkowe – umożliwiające partnerom zapoznanie się z działaniami wizerunkowymi, które aktualnie prowadzisz.
• Moduły transakcyjne – zarówno Ty, jak i Twoi kontrahenci zyskujecie nadzór nad całym procesem transakcji, w tym np. nad zamówieniami i raportowaniem ich.
• Moduły usprawniające sprzedaż – na przykład możliwość zamawiania katalogów reklamowych czy informowanie klientów o aktualnych ofertach i promocjach.
• Moduły informacyjne – związane z wysyłaniem wiadomości e-mail do partnerów biznesowych oraz z wszystkimi innymi aktualnościami na temat przedsiębiorstwa.

Podsumowanie – dlaczego warto wybrać Intranet i Extranet?

Przedstawiliśmy Ci wszystkie zalety zarówno Intranetu, jak i Extranetu. Wiesz też, że pierwszy system jest dostępny wyłącznie dla pracowników Twojej firmy. Drugi natomiast jest stroną powstałą w ramach zewnętrznej sieci połączeń, która skierowana jest do partnerów biznesowych i największy nacisk kladzie na relacje oraz pozytywną komunikację. Zarówno Intranet, jak i Extranet to nieodzowne elementy prowadzenia nowoczesnego biznesu. Przekładają się nie tylko na pozytywne postrzeganie firmy przez jej pracowników i beneficjentów, ale wpływają także na usprawnienie prowadzenia wszystkich działań biznesowych. Jeśli więc jesteś właścicielem dużej firmy, zdecyduj się na to rozwiązanie i zdejmij z siebie, choć część problemu żmudnego zarządzania administracją!